Razlika između ponude, predračuna i avansnog računa često stvara zbunjenost kod mnogih u poslovnom svetu, a nedoumice oko toga šta treba poslati mogu dovesti do problema u sklapanju poslovnih aranžmana. Da bismo razjasnili ove pojmove, zamolili smo stručna lica iz Vizija računovodstva da nas približe koracima koje obuhvataju ovi dokumenti i da istaknu njihovu važnost.
Ponuda je prvi korak u poslovnom procesu, gde se detaljno opisuju usluge ili proizvodi koje firma nudi, obično sa cenama i specifikacijama. To je informativni dokument koji ne obavezuje ni kupca ni prodavca na bilo kakvu transakciju, već služi kao osnova za dalje pregovore. Iako može sadržavati cene, one nisu obavezujuće i mogu se menjati.
Predračun predstavlja korak dalje od ponude i obično se izdaje nakon što je ponuda prihvaćena. Iako takođe nije obavezujući dokument, on često sadrži podatke za uplatu i predstavlja formalniji poziv na plaćanje usluga ili proizvoda. Nakon izdavanja predračuna, firma može započeti s isporukom robe ili pružanjem usluga, obično nakon uplate. Kao i ponuda, ni predračun se ne knjiži, odnosno ne predstavlja knjigovodstveni dokument.
Avansni račun je dokument koji se izdaje kada klijent unapred uplati novac za usluge ili proizvode koje još nije dobio. To je novac koji se plaća unapred, pre isporuke robe ili izvršenja usluge. Važno je napomenuti da je avansni račun poslovni dokument koji svi mogu da izdaju, ali su obveznici PDV-a u obavezi da ga izdaju. U svakom drugom smislu, avansni račun je potpuno isti kao i „običan“ račun, tj. ne zahteva nikakvu posebnu formu niti specifičnosti. Onda kada se roba isporuči ili usluga izvrši, neophodno je napraviti konačni račun koji će pored iznosa avansa sadržati i sve druge stavke, kao i eventualne razlike u ceni nastale nakon dostave robe. Bitno je takođe napomenuti da obveznik obračunava i plaća PDV u poreskom periodu u kom izda avansni račun i primi uplatu po osnovu njegovog izdavanja.
U svim ovim koracima, važno je razumeti razlike između ponude, predračuna i avansnog računa kako bi se izbegle nesporazumi i osiguralo uspešno poslovanje.
