Ključnu ulogu u modernom poslovanju u današnje vreme ima dobar poslovno knjigovodstveni softver. Ukoliko ste pred izborom da pronađete novo, efikasnije softversko rešenje kojim bi unapredili postojeće poslovanje ili tek započinjete biznis, naredne smernice mogu vam biti od velike pomoći.
Kako da znate šta dobar softver treba da ima, da bi vaše poslovanje bilo stabilno, uvek ažurno, bez komplikacija i suvišnih radnji? Posebno ističemo, za one koji žele da pređu na novi knjigovodstveni softver – analizirajte koje opcije ne poseduje softver koji koristite a neophodne su vam, kao i to šta su njegove prednosti a poseduje ih i softver za koji ste zainteresovani. Tako ćete lako doći do idealnog softverskog rešenja.
Automatizacija procesa
Birajte knjigovodstveni softver koji ima automatizaciju najčešćih rutinskih radnji – vođenje knjiga, generisanje izveštaja, izradu i knjiženje faktura i praćenje platnih transakcija. Ukoliko softver poseduje ove automatizovane procese, uštedeće vam vreme i smanjiti rizik od mogućih grešaka. Automatizacija i brza dostupnost podataka znače da će vaš tim moći da obavi više posla za manje vremena. Ovo je posebno važno za male preduzetnike i preduzeća koji nemaju luksuz velikog računovodstvenog tima.
Bilo da se prvi put srećete sa knjigovodstvenim softverom ili prelazite na novi, veoma važna osobina je izgled korisničkog interfejsa. Ako je program moderan i pregledan, praktično koncipiran, obavljaćete posao brže i efikasnije bez obzira na nivo informatičke pismenosti.
Softver treba da vam pruži jednostavne, automatizovane radnje bez potrebe da ga previše dodatno podešavate i menjate. Upamtite da takav komfor nemaju svi softveri, zbog čega je važno proveriti da li su one radnje koje svakodnevno ili najčešće obavljate, automatizovane.
Kako softver sa dobro automatizovanim procesima sprečava moguće probleme? Daćemo vam primer. Dobar knjigovodstveni softver mora da bude uvek ažuran sa zakonskim odredbama. Cloud softverska rešenja su idealna ukoliko firma koja razvija softver automatski ažurira sve izmene – nove funkcionalnosti i zakonske izmene, te ćete vi kao korisnik uvek imati najnoviju verziju programa. U takvim okolnostima, softver koji je usklađen sa zakonskim normama, sprečiće vas da napravite grešku. Ukoliko popunite pogrešno polje, softver će to registrovati kao grešku i signalizirati vam da mora da se uradi ispravka. Automatizovani proces neće vam dozvoliti da idete dalje.
Pristup podacima bilo kad i gde
I ova prednost pripada između ostalih i cloud softverima. Obratite pažnju kada se opredeljujete za softver na cloud-u, da li to automatski znači da nema instalacije programa na određeni računar. Cloud softver bi trebalo da vam omogući da se za manje od minuta ulogujete putem internet pretraživača (Google Chrome, Firefox, Safari…) jednostavnim unosom svog korisničkog imena i šifre. Bitno je da softveru možete pristupiti sa bilo kog uređaja (laptop, mobilni telefon, tablet). Dakle, birajte softver koji će omogućiti da vam podaci, dokumenta i celo poslovanje, budu dostupni 24/7, bilo gde da se nalazite, dovoljna je samo internet konekcija.
Fiskalizacija, izdavanje i slanje računa
U vremenu kada su elektronske fakture i fiskalizacija zakonski obavezne forme i procesi za većinu pravnih subjekata i preduzetnika, veoma je bitno da imamo više mogućnosti za slanje računa. Obratite pažnju na sledeće: Kome putem softvera koji vam je privukao pažnju možete da šaljete eFakture? U kom formatu se šalju eFakture? Da li softver ima direktnu vezu ka Sistemu eFaktura (SEF)? Opredelite se za knjigovodstveni softver kojim možete da izdajete i fiskalizujete račune.
Dobar izbor su softveri koji daju mogućnost slanja faktura direktno na SEF ili klijentu, kupcu – putem mejla. Takođe, proverite da li vam, kao korisniku, softver dozvoljava da sami uredite izgled više različitih faktura koje izdajete, što je veoma bitno za vašu poslovnost, bilo da ste preduzetnik ili knjigovođa.
Dobra korisnička podrška
Korisnička podrška je neizmerno važna, posebno u prvim mesecima korišćenja softvera, bilo da ste početnik ili prelazite sa starog na novo softversko rešenje. Većina programa se može učiniti odličnim do onog trenutka kada se desi problem. U situaciji kada ne znamo da rešimo određenu situaciju, ne znamo na kom koraku smo pogrešili, tada dolazi do izražaja kvalitet programa odnosno podrška koja ide uz njega. Kvalitetna pomoć može biti pisana – putem obrasca za kontakt podrške, telefonska ili kroz unapred napisane tekstove i video uputstva. Knjigovodstveni softver je vaš alat koji dnevno koristite i osam sati, stoga procenite da li vam će vam dobra podrška biti stavka od značaja, bez obzira na to da li ste početnik ili ste dugo u profesiji.
Klijent i knjigovođa u istoj bazi podataka
U današnje vreme kada se svi trudimo da racionalizujemo resurs vremena, prilikom odluke o kupovini vodite računa da li kroz softver možete da komunicirate. Ukoliko ste knjigovođa, tada vam je bitno na koji način dobijate podatke i dokumentaciju od klijenta ili mu iste dostavljate. Ako ste preduzetnik, ove stvari su vam takođe bitne. Izuzetno značajna karakteristika softvera je da klijent i knjigovođa mogu da rade u istoj bazi podataka. Na ovaj način oboje mogu šire da razmišljaju o poslovanju. Ovakva opcija softvera omogućava da knjigovođa i preduzetnik sarađuju i ako ne žive u istom mestu. U svakom momentu, 24/7, i jednoj i drugoj strani svi dokumenti su dostupni.
Idealan primer navedenog je da preduzetnik izdaje fakture u programu i direktno ih šalje na SEF. Knjigovođa knjiži ulazne fakture koje automatski stižu sa SEF-a u program i izvode koji takođe u elektronskoj formi stižu direktno u program. Preduzetnik uvek ima sveže infomacije stanja na TR, prihoda i rashoda, obaveza za PDV i sve druge bitne stvari koje knjigovođa uradi, u realnom vremenu, knjiženjem celokupne dokumentacije.
Izvor: minimax.rs
Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash
