Digitalizacija arhiviranja postaje neizbežna za sve kompanije u Srbiji, a novi propisi za 2025. godinu donose preciznije zahteve i strože kontrole. Kako se preduzeća mogu uskladiti sa zakonom, koje izazove donosi prelazak na e-arhiviranje i šta to znači za pravnu sigurnost dokumenata? O ovim temama razgovarali smo sa Željkom Todorov iz kompanije Nucleo, koja se bavi arhiviranjem i upravljanjem dokumentacijom.
Koje su najnovije zakonske promene u vezi s arhiviranjem dokumentacije u Srbiji 2025. godine i kako one utiču na mala i srednja preduzeća?
„Najnovije zakonske promene u Srbiji u 2025. godini fokusiraju se na unapređenje digitalnog arhiviranja i usklađivanje sa evropskim standardima. Na primer, uvedeni su precizniji propisi o čuvanju elektronske dokumentacije kroz Sistem elektronskih faktura (SEF) i definisana je obaveza digitalnog čuvanja određenih vrsta dokumenata. Male i srednje firme sada imaju jasne smernice kako da organizuju svoje arhive, što je korak ka smanjenju troškova i većoj efikasnosti. Ipak, izazov ostaje prilagođavanje ovim pravilima, što zahteva dodatna ulaganja u softver i obuku zaposlenih.“
Kako digitalizacija arhiviranja utiče na usklađenost s važećim zakonima o čuvanju podataka u Srbiji? „Digitalizacija arhiviranja omogućava lakšu usklađenost s važećim zakonima, jer automatski obezbeđuje preciznu evidenciju o čuvanju dokumenata, njihovoj dostupnosti i zaštiti. Uvođenjem digitalnih rešenja, kompanije mogu mnogo brže reagovati na inspekcije i druge zakonske zahteve. Takođe, elektronski potpis i vremenski žig, koji su pravno priznati u Srbiji, garantuju autentičnost i integritet dokumenata, što je ključno za usklađenost.“
Koje su najvažnije zakonske obaveze koje organizacije moraju da ispoštuju pri prelasku sa fizičkog na digitalno arhiviranje?
„Prvo, organizacije moraju da osiguraju da svi digitalni dokumenti budu potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom kako bi imali pravnu snagu. Drugo, obavezno je korišćenje softvera koji je u skladu sa standardima za zaštitu podataka i koji omogućava šifrovanje i kontrolu pristupa dokumentima. Treće, zakoni predviđaju da digitalni dokumenti moraju biti čuvani u obliku koji omogućava dugoročnu upotrebu i migraciju podataka na nove platforme kada je to potrebno.“
Kako se u Srbiji reguliše zaštita podataka prilikom digitalnog arhiviranja i koji su najčešći izazovi s kojima se preduzeća suočavaju?
„Zaštita podataka je regulisana Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti i Zakonom o arhivskoj građi. Preduzeća su obavezna da implementiraju sigurnosne protokole, kao što su kontrola pristupa, enkripcija i redovno pravljenje rezervnih kopija. Međutim, izazovi leže u troškovima implementacije ovih sistema i nedovoljnoj obuci zaposlenih, što može dovesti do grešaka ili propusta u zaštiti podataka.“
Da li postoji propisana minimalna vremenska obaveza čuvanja digitalnih dokumenata u različitim industrijama prema zakonima Srbije 2025. godine?
„Da, zakon propisuje minimalne rokove čuvanja u zavisnosti od vrste dokumenta i industrije. Na primer, finansijski dokumenti moraju se čuvati najmanje 10 godina, dok se dokumentacija koja se odnosi na radne odnose mora čuvati 50 godina. Digitalni formati moraju omogućiti dostupnost ovih dokumenata tokom celokupnog perioda čuvanja.“
Kako zakon o elektronskom arhiviranju tretira različite tipove dokumenata – od finansijskih do pravnih dokumenata?
„Zakon jasno definiše da svi finansijski dokumenti, kao što su fakture i izveštaji, moraju biti potpisani elektronskim potpisom i čuvani u formatu koji osigurava njihovu nepromenjivost. Pravni dokumenti, poput ugovora, moraju dodatno imati vremenski žig kako bi se dokazala tačnost i validnost u vremenu. Ovi zahtevi obezbeđuju pravnu sigurnost i smanjuju rizik od gubitka podataka.“
Kako SEF (Sistem elektronskih faktura) utiče na pravila arhiviranja i evidentiranja prethodnog poreza? „SEF je doneo veliki napredak u transparentnosti i efikasnosti arhiviranja. Sve fakture koje se izdaju i primaju preko SEF-a automatski se evidentiraju, što smanjuje rizik od grešaka u evidentiranju prethodnog poreza. Takođe, zakon sada nalaže da se sve ove fakture čuvaju u elektronskom obliku najmanje 10 godina.“
Da li su organizacije u Srbiji zakonski obavezne da poseduju rešenje za e-arhiviranje? Ako jesu, šta su ključni zahtevi koje moraju ispuniti?
„Da, sve organizacije koje obrađuju i čuvaju veći obim dokumentacije zakonski su obavezne da koriste e-arhiviranje. Ključni zahtevi uključuju usklađenost sa standardima za elektronsko čuvanje podataka, implementaciju sigurnosnih mera, i pristup sertifikovanom softveru koji omogućava validaciju i integritet dokumenata.“
Koje su sankcije predviđene u slučaju da organizacija ne ispuni zakonske obaveze u vezi s arhiviranjem dokumentacije u digitalnom formatu?
„Sankcije se kreću od novčanih kazni koje mogu biti i do nekoliko miliona dinara, pa do zabrane rada u ekstremnim slučajevima. Takođe, organizacije mogu biti predmet inspekcijskih kontrola koje detaljno proveravaju njihovu usklađenost sa zakonom.“
Kako zakon definiše pravnu valjanost digitalno arhiviranih dokumenata u odnosu na fizičke kopije? „Digitalni dokumenti imaju istu pravnu snagu kao i fizičke kopije, pod uslovom da su potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom i, kada je potrebno, obezbeđeni vremenskim žigom. Ovo je ključna prednost digitalizacije, jer omogućava uštedu prostora i brže pretraživanje arhiva, bez kompromisa u pravnoj sigurnosti.“
