Poštansko sanduče predstavlja ključnu komponentu Minimax softverskog sistema. Otkako je stupio na snagu Zakon o elektronskim fakturama, interesovanje za Minimax softver, koji omogućava direktno slanje eFaktura i integraciju sa Sistemom Elektronskog Fakturisanja (SEF), kontinuirano raste. Osim efikasnog razmene eFaktura, Poštansko sanduče takođe omogućava prijem izvoda iz banke, masovno slanje faktura putem e-pošte kupcima koji nisu deo SEF sistema, kao i prijem drugih ključnih dokumenata u XML i PDF formatu.
Slanje i prijem eFaktura mogućnošću praćenja statusa
Korisnici Minimaxa su od stupanja na snagu Zakona o elektronskom fakturisanju u velikoj meri usvojili Poštansko sanduče za direktno slanje eFaktura putem Sistema Elektronskog Fakturisanja (SEF). Odmah nakon slanja, faktura se gotovo trenutno pojavljuje na SEF portalu. Na kartici “Izlazni dokumenti”, korisnici mogu pratiti status svojih poslatih faktura putem Poštanskog Sandučeta. Dodatno, u posebnom odeljku Poštanskog Sandučeta pod nazivom “Ulazni dokumenti”, knjigovođa i klijent, koji koriste program istovremeno, primaju eFakture od svojih dobavljača putem SEF-a. Ukoliko je dobavljač poslao eFakturu danas, ona će se već sutradan pojaviti u ulaznim dokumentima Poštanskog Sandučeta.
Korisnici programa imaju mogućnost da u svakom trenutku putem Poštanskog Sandučeta prihvate ili odbiju pristigle eFakture. Odobrene fakture su označene zeleno, dok su odbijene označene crveno i neće biti knjižene u Minimax sekciji “Primljeni račun”. Kada korisnik Minimax programa odobri pristiglu eFakturu, može je preuzeti iz Poštanskog Sandučeta i knjižiti je. Takođe postoji opcija za priloženje eFakture novom primljenom računu ili postojećem računu, ukoliko je već knjižen. Program transparentno prikazuje pregled knjiženja svih računa, omogućavajući korisnicima jasnu evidenciju.
Beskontaktno – bespapirno poslovanje
Istaknuta funkcionalnost Poštanskog Sandučeta koja privlači posebnu pažnju je omogućavanje razmene dokumenata između knjigovođe i klijenta, kao i između klijenta i dobavljača – dakle, svih onih koji su uključeni u proces kreiranja i knjiženja faktura. Zahvaljujući besplatnoj mobilnoj aplikaciji Minimax, korisnici imaju opciju fotografisanja računa u sekciji “Primljeni računi,” nakon čega se taj račun automatski pojavi u programu. U slučaju da to uradi klijent, više nije neophodno fizički dostavljati fakturu dobavljaču (pod uslovom da dobavljač nije korisnik SEF-a), već je jednostavno šalje knjigovođi putem Poštanskog Sandučeta. Knjigovođa je u mogućnosti da odmah knjiži fakturu. Ova inovacija u vidu beskontaktnog i bezpapirnog poslovanja donosi značajnu uštedu vremena i pojednostavljuje proces razmene dokumenata.
Razmena dokumenata putem Minimax mejla
Korisnici Minimax programa imaju mogućnost da kreiraju vlastiti e-mail unutar Minimax naloga putem Poštanskog Sandučeta. Ova opcija se pokazala izuzetno praktičnom, jer omogućava banci, dobavljačima i drugim stranama da šalju izvode iz banke, fakture, ugovore i ostalu dokumentaciju koja je deo procesa knjiženja. Ukratko, Minimax e-mail omogućava dvosmernu razmenu dokumenata u svim smerovima. Osim toga, ako korisnik nije uključen u Sistem Elektronskog Fakturisanja (SEF), dobavljači mu i dalje mogu slati fakture putem ovog e-maila. Ova funkcionalnost Poštanskog Sandučeta takođe omogućava primanje obaveštenja o svakom pristiglom e-mailu, pružajući dodatnu kontrolu nad komunikacijom.
Baza dokumenata za radnike i stranke
U specijalnom segmentu Poštanskog Sandučeta mogu se sačuvati različiti dokumenti, uključujući ugovore sa zaposlenima i komitentima. Ova funkcionalnost omogućava korisnicima da izgrade svoju bazu podataka, odnosno skladište dokumenata. Na primer, ukoliko korisnik kreira Ugovor sa zaposlenima, taj dokument može jednostavno poslati putem e-maila unutar Minimaxa ili ručno dodati u Sanduče putem opcije “+Dodaj datoteke”. Datoteke koje su klasifikovane kao “ostalo” u Sandučetu mogu se kasnije povezivati sa odgovarajućim zaposlenima i komitentima u šifarniku ili direktno u nalogu za knjiženje.
Ova funkcionalnost omogućava korisnicima da efikasno čuvaju razne vrste dokumenata, kao što su Ugovori o radu, rešenja o godišnjem odmoru i ostala relevantna dokumentacija, u okviru baze zaposlenih. Na isti način, korisnici mogu čuvati i ugovore sklopljene sa drugim pravnim licima. Na primer, ako korisnik definira rabat sa drugim pravnim licem i dokumentuje taj sporazum, skenirani ugovor može se sačuvati u bazi dokumenata Poštanskog Sandučeta i kasnije povezati sa odgovarajućim postavkama za stranku u šifarniku.
Informacije preuzete sa minimax.rs
