Prelazak sa fizičkog na digitalno arhiviranje postaje sve relevantnija tema u Srbiji, posebno u svetlu najnovijih zakonskih regulativa koje su stupile na snagu 2025. godine. Digitalizacija donosi brojne prednosti, ali i obaveze koje organizacije moraju da ispoštuju kako bi osigurale usklađenost sa zakonima.
Važnost zakonskog okvira za digitalno arhiviranje
Digitalno arhiviranje u Srbiji regulisano je Zakonima o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, kao i propisima o zaštiti podataka o ličnosti. Osnovni cilj ovih propisa je da osiguraju pravnu validnost dokumenata i zaštitu podataka tokom celokupnog životnog ciklusa arhivske građe. Organizacije koje prelaze na digitalne sisteme moraju da razumeju ključne obaveze koje proizlaze iz ovih zakona.
Pravila o čuvanju i pristupačnosti dokumenata
Jedna od najvažnijih obaveza jeste pravilno čuvanje dokumenata u skladu sa zakonski propisanim rokovima. Elektronski dokumenti moraju biti zaštićeni od neovlašćenog pristupa, izmena ili gubitka. To znači da organizacije moraju da implementiraju sigurnosne mere, kao što su enkripcija i redovno pravljenje rezervnih kopija.
Upotreba kvalifikovanih elektronskih potpisa i pečata
Za pravnu validnost digitalnih dokumenata, neophodno je koristiti kvalifikovane elektronske potpise i pečate, kako je definisano Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja. Ovo garantuje autentičnost i integritet dokumenta, što je ključno za priznavanje dokumenta pred nadležnim organima.
Saradnja sa arhivskim ustanovama
Organizacije su u obavezi da sarađuju sa nadležnim arhivskim ustanovama kako bi osigurale pravilnu klasifikaciju i predaju dokumenata od trajne vrednosti. Prema zakonu, sve promene u načinu arhiviranja moraju biti dokumentovane i prijavljene nadležnim institucijama.
Implementacija Sistema elektronskih faktura (SEF)
Sistem elektronskih faktura postao je obavezan za privredne subjekte u Srbiji. Organizacije koje koriste SEF moraju da obezbede pravilno arhiviranje elektronskih faktura, uključujući njihove metapodatke, kako bi se ispoštovale obaveze prema Poreskoj upravi.
Edukacija zaposlenih
Prelazak na digitalno arhiviranje zahteva i edukaciju zaposlenih. Osobe koje rukuju elektronskim dokumentima moraju biti upoznate sa zakonskim zahtevima i standardima za digitalno arhiviranje, kako bi izbegle greške koje mogu rezultirati pravnim posledicama.
Digitalizacija arhiviranja nije samo tehnički proces, već i pravna obaveza. Organizacije koje ne prilagode svoje prakse zakonskim zahtevima rizikuju novčane kazne i gubitak pravne validnosti svojih dokumenata. Usvajanjem odgovarajućih rešenja i poštovanjem zakonskih regulativa, digitalno arhiviranje postaje ključni faktor efikasnog poslovanja i zaštite pravnih interesa organizacija.
