U eri brzog tehnološkog razvoja, digitalna tehnologija pokriva mnoge oblasti našeg života, od finansija i poslovanja do putovanja i slobodnog vremena. Radnici koji se bave upravljanjem i čuvanjem dokumentacije suočavaju se sa izazovima prilagođavanja potrebama organizacije. Na primer, tipičan radnik u obrazovanju potroši u proseku 1,8 sati dnevno tražeći informacije, što je preko 9 sati nedeljno. To znači da na pet zaposlenih ljudi samo četiri zapravo rade svoj posao. Šta ako biste mogli da pronađete dokumente za 30 sekundi ili manje?
Šta je Digitalizacija Dokumenata?
Digitalizacija dokumenata je proces transformacije papirnih dokumenata u digitalni format korišćenjem različitih alata i tehnika koje računarski sistemi mogu koristiti za automatizaciju procesa ili radnih tokova. Dokumente koji su digitalizovani lakše je održavati, čuvati, obezbediti, deliti i odlagati kada je to potrebno.
U preduzećima, digitalizacija evidencije započinje skeniranjem papirnih dokumenata. Ali skeniranje nije dovoljno; potrebno je izvući podatke iz ovih dokumenata putem OCR (Optičko prepoznavanje znakova), ICR (Inteligentno prepoznavanje znakova) i OMR (Optičko prepoznavanje markera) tehnologija. Ovaj proces je poznat kao digitalizacija dokumenata i potpuno se razlikuje od samog skeniranja dokumenata.
Prednosti Digitalizacije Dokumenata
Jednostavna Obrada Podataka
Glavna karakteristika digitalizacije dokumenata je njena sposobnost da se informacije na papiru konvertuju u digitalne formate kao što su JPG, PNG, TXT i da se pripreme šeme podataka koje uključuju sve podatke potrebne mašinskim algoritmima za izdvajanje potrebnih podataka iz originalnog dokumenta.
Jedan od problema sa papirnim dokumentima je taj što se moraju čuvati na jednom mestu, u pravom redosledu, što može zauzeti mnogo prostora. Pored toga, postoji rizik od gubitka ili oštećenja dokumenta. Nakon digitalne obrade, skenirani i ekstrahovani podaci iz svih dokumenata mogu se skladištiti na jednom mestu u elektronskom obliku, tj. u elektronskoj arhivi. Tako uskladištena dokumentacija je trajno sačuvana, omogućavajući korisnicima pristup podacima sa bilo kog mesta na mreži, dok su originalni podaci dostupni u arhivama. Na taj način, omogućeno je da više korisnika koristi jedan dokument istovremeno.
Proces Digitalizacije
- Priprema Dokumentacije: Pripremite celokupnu dokumentaciju koju želite da prevedete u elektronski oblik.
- Sortiranje: Dokumenti se pripremaju za digitalizaciju, razdvajaju se stranice, sortiraju i slično.
- Skeniranje: Sva dokumentacija se skenira posebno namenjenim skenerima koji elektronskom dokumentu daju visok kvalitet.
- Obeležavanje: Skenirana dokumentacija se obeležava kako bi se omogućilo kasnije pretraživanje.
- Aplikacija: Skenirana dokumentacija se ubacuje u aplikaciju, odakle se može lako i brzo pretraživati.
Benefiti Digitalizacije Poslovne Dokumentacije
Digitalne datoteke zauzimaju mnogo manje mesta od papirne dokumentacije. Digitalizacija dokumenata značajno smanjuje vreme koje zaposleni utroše kako bi pronašli neki dokument jer imaju jednostavan pristup istim. Smanjuju se i troškovi štampanja, fotokopiranja i kupovine papira. Za razliku od papirnih dokumenata, digitalne datoteke koje imaju rezervnu kopiju nisu podložne prirodnim katastrofama.
Digitalizacija dokumenata se smatra najvažnijom fazom na putu ka digitalnom preduzeću, poboljšava efikasnost poslovanja vaše organizacije i osigurava da se procesi odvijaju glatko. Digitalizovani dokumenti se lako održavaju, čuvaju, preuzimaju i obrađuju, smanjujući troškove, vreme i trud potreban za upravljanje fizičkim zapisima.
