Arhivska knjiga predstavlja osnovnu evidenciju o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca. Njeno vođenje je zakonska obaveza za sve pravne subjekte u Republici Srbiji, bez obzira na njihovu delatnost ili veličinu.
Rok za dostavljanje arhivske knjige u 2025. godini
Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, pravna lica su dužna da nadležnom arhivu dostave prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine za prethodnu kalendarsku godinu. To znači da je rok za dostavljanje arhivske knjige za 2024. godinu 30. april 2025. godine.
Kazne za nepoštovanje zakonskih obaveza
Neispunjavanje obaveza vezanih za vođenje i dostavljanje arhivske knjige može dovesti do značajnih novčanih kazni. Za pravna lica, kazne se kreću od 50.000 do 2.000.000 dinara, dok odgovorna lica mogu biti kažnjena sa iznosima do 150.000 dinara.
Elektronsko arhiviranje i vođenje arhivske knjige
Sa razvojem digitalnih tehnologija, sve veći broj pravnih subjekata prelazi na elektronsko vođenje arhivske knjige. Ova praksa omogućava efikasnije upravljanje dokumentacijom i lakši pristup potrebnim informacijama. Međutim, važno je napomenuti da elektronsko vođenje arhivske knjige ne oslobađa obaveze dostavljanja njenog prepisa nadležnom arhivu u propisanom roku.
Povezanost sa Zakonom o elektronskim otpremnicama
Vlada Republike Srbije usvojila je Predlog zakona o elektronskim otpremnicama, kojim se uvodi obavezno korišćenje sistema za evidentiranje kretanja dobara. Obaveza korišćenja ovog sistema odnosi se na subjekte javnog sektora, PDV obveznike u privatnom sektoru, subjekte koji učestvuju u kretanju akciznih proizvoda, operatere prevoza i prevoznike, kao i druge subjekte koji se odluče na dobrovoljno korišćenje sistema. Obavezna primena za određene subjekte počinje 1. januara 2026. godine, dok će za sve ostale privredne subjekte privatnog sektora biti obavezna od 1. oktobra 2027. godine.
Pravna lica u Srbiji treba da obrate posebnu pažnju na svoje obaveze u vezi sa vođenjem i dostavljanjem arhivske knjige, kako bi izbegla potencijalne kazne. Takođe, važno je pratiti nove zakonske propise, poput Zakona o elektronskim otpremnicama, koji mogu uticati na poslovanje u narednim godinama.
